Achter de schermen bij het planbureau van Mentaal Beter


Wanneer de meeste mensen onderweg zijn naar het werk of net opstaan, is het planbureau van Mentaal Beter al weer vol in beweging: de telefoon gaat (soms zelfs 400 keer op één dag), e-mails stromen binnen en er wordt druk overleg gevoerd over de agenda’s van de behandelaren.

Wat doet het planbureau?

Het planbureau neemt zorg uit handen voor zowel cliënten als behandelaren. Niet alleen neemt het planbureau het eerste contact op met cliënten voor het inplannen van een intakegesprek en eventuele vervolggesprekken, maar staat zij iedere werkdag tussen 08.00-17.30 uur ook klaar voor het beantwoorden van vragen. Daarnaast zorgt het planbureau ervoor dat behandelaren de tijd en ruimte krijgen om te doen waar zij het beste in zijn: cliënten helpen om grip te krijgen op hun psychische klachten.

De noodzaak van een complete verwijsbrief

Terwijl hij de werkzaamheden van het planbureau goed in de gaten houdt, legt Maico, coördinator van het planbureau, een belangrijk deel van het werk uit: “Een van de allerbelangrijkste zaken die direct goed geregeld moet zijn, is de verwijsbrief. Zonder een complete verwijsbrief kan een behandeling niet van start gaan. Indien wij direct een complete verwijsbrief hebben ontvangen bij aanmelding, kunnen we snel schakelen met onze behandelaren om vervolgens een intakegesprek voor de cliënt te plannen.”

Judith, verantwoordelijk voor het controleren van verwijsbrieven, vult hem aan: “Een goede verwijsbrief moet aan veel eisen voldoen volgens de zorgverzekeraars. Om geen tijd te verliezen in het proces, is het van belang dat fouten in verwijsbrieven snel worden opgespoord. Hiervoor wordt er nauw samengewerkt met huisartsen. Een cliënt mag nooit de dupe worden van een fout in een verwijsbrief. Daarom wordt er snel geschakeld, zodat er geen onnodige tijd verloren gaat.”

Het plannen van afspraken

Ondertussen is Robert, één van de planners, bezig met het plannen van een aantal afspraken met een cliënt. “Het is voor veel cliënten een spannende periode die soms gepaard gaat met onzekerheid. Het planbureau probeert de cliënt hierbij te helpen door het proces vlot te laten verlopen, maar ook door de benodigde informatie te verstrekken.”

Iedere cliënt heeft een eigen verhaal, merkt Robert op. “Het plannen van de afspraken is ook een stukje maatwerk, aangezien ieder persoon weer andere behoeftes heeft. Uiteindelijk is het doel iedereen zo goed en snel mogelijk de juiste informatie en zorg te bieden. Persoonlijk en menselijk contact staat centraal bij ons.”

Dagelijks druk

Rustig op het planbureau is het nooit. In een ideale situatie kunnen cliënten direct geholpen worden op het moment naar keuze. Maar zo werkt het in de praktijk niet altijd, weet ook Rosella van het telefoonteam. “Soms is er een terugbelverzoek, maar krijg je helaas een voicemail te pakken. Hierdoor is het nodig om een nieuwe belafspraak in te plannen, waardoor er weer wat tijd over gaat. De behoeftes van cliënten die ik aan de lijn heb, verschillen ook sterk: de ene cliënt heeft veel vragen, terwijl de ander gewoon al heel blij is dat de afspraken direct kunnen worden ingepland. Sommige gesprekken zijn voor ons ook zeer waardevol voor het verbeteren van onze diensten.”

De cliënt staat op één

“Iedere dag werkt ons team hard aan het zo goed mogelijk ondersteunen van onze cliënten en behandelaren”, laat Maico weten. “De cliënt staat altijd centraal. Ik geniet van ieder moment en zie het als ons doel om iedere cliënt zo goed en snel mogelijk te voorzien van antwoorden en nodige hulp.”

Heb jij nog een vraag over Mentaal Beter? Het planbureau staat voor je klaar via 088-010 44 80 en info@mentaalbeter.nl.